Ufficio Organi istituzionali ed Affari Generali

L'Ufficio Organi istituzionali ed Affari Generali ha le seguenti competenze:

• Supporto alle funzioni legali, regolamentari e provvedimentali del Segretario Generale. 
• Collaborazione con il Segretario Generale nello svolgimento di approfondimenti giuridici volti a garantire la regolarità dell’azione amministrativa e nelle attività di sovrintendenza e coordinamento funzioni dirigenti. 
• Coordinamento gruppi di lavoro intersettoriali.  
• Gestione dei processi deliberativi di Giunta Comunale e Consiglio Comunale. 
• Potere sostitutivo ai sensi della legge 241/1990. 
• Coordinamento delle attività inerenti ai rapporti con la Procura della Corte dei Conti nonché alla funzione consultiva della Sezione di Controllo della Corte dei Conti.  
• Supporto giuridico amministrativo Ufficio Presidenza Consiglio Comunale. 
• Procedimenti inerenti alle attività e competenze del Consiglio, all’assistenza alla Presidenza nello svolgimento dei compiti attribuiti dalla legge, dallo Statuto e dal regolamento. 
• Segreteria dell’ufficio di presidenza, dei Capigruppo e delle Commissioni consiliari. 
• Nomine e designazioni consiliari.  
• Supporto funzione regolazione generale del comune: Statuto e Regolamento Consiglio.  
• Supporto Segretario Generale nelle funzioni di assistenza e consulenza al Consiglio. 
• Attività inerenti alla notifica di atti. 
• Albo pretorio.  
• Gestione della Casa Comunale: deposito cartelle e consegna ai destinatari. 
• Protocollo generale.  
• Gestione e organizzazione dei flussi documentali, sia con riferimento alla corrispondenza in arrivo/partenza che con riferimento agli atti amministrativi di qualsivoglia natura, ai sensi del DPR n. 445/2000. 
• Gestione e smistamento della corrispondenza.  
• Pubblicazione ai fini della trasparenza, dei dati relativi ai titolari di incarichi politici del Comune, di cui all’art. 14 del D. Lgs. 33/2013; segnalazione al Responsabile per la Trasparenza delle violazioni di tali obblighi. 
• Attività amministrativa e provvedimenti amministrativi correlati all’unità in staff ‘Servizio Affari legali e contenzioso’.

Si occupa inoltre di:

1. Registrazione proposte di deliberazione
2. Registrazione riproduzione e copia delibere e determinazioni segretario generale
3. Tenuta determinazioni Segreteria Generale
4. Trasmissione servizi di riferimento per l'esecuzione di delibere e determine
5. Presa in carico e smistamento corrispondenza
6. Attività connesse alla convalida, surroga, deleghe, aspettative, permessi, etc., relativi ai Consiglieri Comunali.
7. Affari della Presidenza e dell'Ufficio di Presidenza del Consiglio Comunale.
8. Attività connesse all'applicazione del regolamento per il funzionamento del Consiglio Comunale e delle Commissioni Consiliari.
9. Quantificazione e liquidazione compensi spettanti in esecuzione dei decreti Ministero Interno.
10. Assistenza e consulenza per l'esercizio della funzione di indirizzo e controllo.
11. Attività connesse all'esercizio da parte dei Consiglieri dei diritti di cui essi sono titolari.
12. Attività di segreteria connesse al funzionamento di tutte le Commissioni Consiliari.
13. Svolgimento procedura per rinnovo del Collegio dei Revisori, Organo ausiliario del Consiglio Comunale.
14. Esame, verifica della completezza e cura del perfezionamento delle proposte di atti consiliari prima dell'adozione da parte della Giunta proponente.
15. Cura della fase di adozione della proposta da parte della Giunta.
16. Cura e coordinamento delle fasi propedeutiche a quella decisoria (verbalizzazione atto della Giunta proponente; acquisizione pareri delle competenti Commissioni Consiliari e di eventuali altri pareri previsti da norme legislative, statutarie, regolamentari; istruttoria di eventuali emendamenti presentati; etc.), fino a completamento del fascicolo da porre a disposizione dei Consiglieri Comunali entro i termini prescritti dal Regolamento.
17. Attività connesse alla convocazione del Consiglio Comunale, all'invio del relativo avviso nelle forme e a tutti i soggetti prescritti dal Regolamento.
18. Ogni altro adempimento necessario per il regolare funzionamento del Consiglio.
19. Collaborazione con il Segretario Generale per la stesura del verbale della fase decisoria.
20. Svolgimento della fase integrativa dell'efficacia (pubblicazione all'Albo Pretorio, trasmissione di copia ai soggetti interessati interni ed esterni, etc.).
21. Esecuzione del deliberato se rientrante tra le attività di competenza dell'Ufficio.
22. Conservazione originali atti deliberativi.
23. Tenuta Registro atti deliberativi
24. Adempimenti connessi all'esercizio del diritto di accesso agli atti deliberativi consiliari da parte di soggetti esterni.
25. Adempimenti connessi alla nomina dei componenti la Giunta.
26. Quantificazione e liquidazione compensi spettanti in esecuzione dei decreti Ministero Interno.
27. Assistenza e consulenza per l'esercizio delle funzioni di indirizzo e controllo
28. Adempimenti connessi al funzionamento della Giunta.
29. Esame, verifica della completezza e cura del perfezionamento delle proposte di delibera prima dell'adozione da parte della Giunta.
30. Collaborazione con il Segretario Generale per la stesura del verbale della fase decisoria.
31. Svolgimento della fase integrativa dell'efficacia attraverso pubblicazione all'Albo Pretorio.
32. Esecuzione del deliberato se rientrante tra le attività di competenza dell'ufficio.
33. Conservazione originali atti deliberativi.
34. Tenuta registro atti deliberativi.
35. Attività connesse all'esercizio del diritto di accesso agli atti deliberativi di Giunta da parte dei soggetti esterni.
36. Attività connesse all'adozione, all'aggiornamento, alla pubblicazione e diffusione, alla tenuta dello Statuto comunale.
37. Attività connesse alla raccolta e conservazione dei Regolamenti comunali.
38. Tenuta Registro Ordinanze del Sindaco.
39. Pubblicazioni all'Albo Pretorio ed attività connesse e conseguenti;
40. Deposito atti ricevuti ai sensi del CPC.
41. Servizi ausiliari.
42. Notificazione atti ed attività connesse e conseguenti.
43. Attività finalizzata a dare attuazione al principio della trasparenza dell'attività amministrativa, al diritto di accesso alla documentazione e ad una corretta informazione.
44. Attività finalizzata a rilevare sistematicamente i bisogni ed il livello di soddisfazione dell'utenza per i servizi erogati e collaborare per adeguare conseguentemente i fattori che ne determinano la qualità.
45. Attività finalizzata a proporre adeguamenti e correttivi per favorire l'ammodernamento delle strutture, la semplificazione dei linguaggi e l'aggiornamento delle modalità con cui le Amministrazioni si propongono all'utenza.
46. Servizi all'utenza per i diritti di partecipazione di cui al capo III della Legge 7 agosto 1990, n. 241 e succ. modifiche ed integrazioni.
47. Informazioni all'utenza sugli atti amministrativi, sui responsabili, sullo svolgimento e sui tempi di conclusione dei procedimenti, sulle modalità di erogazione dei servizi.
48. Ricerca ed analisi finalizzate alla conoscenza dei bisogni e proposte per il miglioramento dei rapporti con l'utenza.
49. Promozione e realizzazione di iniziative di comunicazione di pubblica utilità per assicurare la conoscenza di normative, di strutture pubbliche e servizi erogati, nonché per assicurare l'informazione sui diritti dell'utenza nei rapporti con l'Amministrazione.
50. Attività di alimentazione sito istituzionale per le comunicazioni/informazioni relative a organi istituzionali e affari generali.
51. Protocollazione generale informatizzata della corrispondenza in arrivo, secondo le modalità prescritte dal Manuale di Gestione approvato dalla Giunta Comunale (DGC n. 235 del 24.12.2008).
52. Gestione del Protocollo Informatico, dei flussi documentali e degli archivi, gestione dell'intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata dall'Amministrazione.
53. Aggiornamento manuale di gestione .
54. Organizzazione, di concerto con le strutture interne, del sistema di gestione dei flussi, che comprende la registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti, l'assegnazione dei documenti ai singoli settori (sulla scorta dell'organigramma del Comune), la costituzione e la repertoriazione dei fascicoli, l'individuazione dei responsabili della conservazione dei documenti
55. Segreteria del Sindaco per quanto attiene l'agenda degli impegni e degli appuntamenti.
56. Supporto ai Componenti la Giunta per l'esercizio delle funzioni di indirizzo e controllo loro attribuite dalla Legge.
57. Verbalizzazione delle riunioni promosse dal Sindaco e/o dai Componenti la Giunta.
58. Stesura di note e documenti per iniziative di impulso del Sindaco.
59. Istruttoria e cura delle pratiche del Sindaco.
60. Ricerca di leggi e normative europee, nazionali, regionali.
61. Predisposizione di comunicati stampa e di comunicazioni alla cittadinanza.
62. Gemellaggio e scambi con altre città nazionali ed internazionali.
63. Gestione dell'auto di rappresentanza e del personale assegnato.
64. Adempimenti di competenza del servizio sugli obblighi di trasparenza previsti dalla vigente normativa.

Orario di ricevimento

lunedì ore 10.00 - 12.00 / 15.45 - 17.15
martedì ore 10.00 - 12.00
mercoledì ore 10.00 - 12.00
giovedì ore 10.00 - 12.00 / 15.45 - 17.15
venerdì ore 10.00 - 12.00

Orario ufficio

lunedì ore 8.00 - 14.00 / 14.30 - 17.30
martedì ore 8.00 - 14.00
mercoledì ore 8.00 - 14.00
giovedì ore 8.00 - 14.00 / 14.30 - 17.30
venerdì ore 8.00 - 14.00